「何でも屋」総務の業務を見える化、勝手に「ジョブ型化」する方法：総務のための「オフィス」再考

[金英範，ITmedia]

　まず、製造メーカーA社に勤務する総務の方の例をご覧ください。

　今回のケースは、そもそも「自分が把握できていないものはマネージできない」という一言に尽きる事例ではないでしょうか。

　日常生活でもよくある話です。例えば「なぜ、携帯電話の料金がこんなに高いのか」と、まずは「気付き」、そして詳細を「見える化」し、問題に「対処」する。データ通信量が月10GBまで使えるプランなのに、実際は2GBしか使っていなかったとか、電話をほとんど使わないのに「かけ放題プラン」に加入したままだった、というような例を挙げると分かりやすいでしょうか。

　問題を見える化したら、実情に合わせて問題に対処します。携帯電話の例だと、契約内容を変更します。そして利用状況を確認しながら、通信量を多少コントロールする習慣や、自宅に着いたら必ずWi-Fiに切り替えて節約する習慣を身につけるのが自然でしょう。

　総務の業務も同様に見える化、習慣化したら、そのあとは習慣をデジタル化、自動化できるようになります。最近、流行りのサブスクで使えるツールやアプリは、あくまで見える化した問題の解決、プロセス化のためのソリューションに過ぎません。上記の例でも明らかなように、とにもかくにも総務のDXのスタート地点は、今行っている業務の見える化なのです。

　「リモート環境で分からなくなったこと」などの問題を見える化して迅速に対応し、社員が仕事をより円滑に進められるように、ストレスを低減、生産性向上を促すのが目的です。チャットボットを利用するのは、あくまでそのための手段です。

　そうは言っても、どのように整理すれば、総務の業務を「見える化」できるのか。どこからスタートしていいのかすら分からないのが総務の仕事です。請求書処理の仕方、メールサービスの業務のフローから見ればいいのか、財務の数字なのか、はたまたオフィスのレイアウト変更のプロセスを見える化すればいいのか……キリがないくらい総務の仕事は範囲が広いのです。どうすればいいのでしょうか。

筆者がおすすめする「ひな型」