この記事は榊巻亮氏のブログ「榊巻亮の『ブレイクスルー備忘録』」より転載、編集しています。
「脱ダメ会議」の実現に向け、会議の基礎を解説するこの連載。今回は基本動作の3つ目である「会議の『時間配分』の確認」について解説しよう。
会議には「議題」または「アジェンダ」が設定されていることが多いだろう。ところが、「一つ一つの議題にかける時間」は、大抵明らかになっていない。
「はぁ、そうね……でもそれで?」と思うかもしれない。だが、実は、極めて由々しき事態だ。一つ一つにかける時間が不明ということは、「どのくらい時間がかかるか分からないが、取りあえず議論してみよう」という状態なのである。
製造業などに置き換えてみると分かりやすい。「製品1つ作るのに、どのくらい時間がかかるか分からないけど、取りあえず作ってみよう……。時間はかかったけど、作れた作れた♪ やったね!」という状態になる。もしくは「今日は作り切れなかったけど、まぁいいか。明日また今日の続きだ! いつ終わるか分からないけど、俺たち頑張っているからいいよね!」という状態だ。
あり得ない。これでは当然ダラダラした会議になるし、「会議の生産性」が上がるわけがない。では、どうすればよいのか?
やるべきことはシンプル。「何に何分かけて議論するのか」を確認する。これだけだ。
しかし、「課題を洗い出すこと」に何分かければいいか考えるのは、実は難しい。10分でいいかもしれないし、1時間かかるかもしれない。
今までやったことがないのだから、最初はエイヤで考えてみるしかない。「時間配分してみる→実績を把握する→反省を生かして次回から時間配分を調整する」を繰り返しすうちに精度が上がってくる。
ただし、時間配分を確認するだけではダメだ。重要なのは「使い方」である。
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