いまさら聞けない「コンテンツ管理製品」とは？　4大“常識”製品を紹介：コンテンツ管理の基礎知識

　「コンテンツサービスプラットフォーム」（CSP）システムは、エンドユーザーがあらゆる種類のコンテンツを利用して共同作業ができるようにするシステムを指す。CSPシステムとECMシステムが混用されることもあるが、両者は違うものだ。

　CSPシステムは一般的にはSaaS（Software as a Service）であり、従業員はCSPシステムを利用してオフィスの内外からファイルにアクセスできる。CSPシステムは、ECMシステムを拡張し、ドキュメントだけでなく多くの形式のデータを管理し、従業員による日常のデータ共有を容易にする。CSPシステムには自動バージョン管理機能があるため、従業員はデータの最新バージョンにも、以前のバージョンにもアクセスできる。

ファイル共有

　「ファイル共有」システムを使用すると、ネットワークに存在する複数のエンドユーザーが同じコンテンツにアクセスして、表示、変更、コピー、印刷といった操作ができる。ただし全てのエンドユーザーが全てのファイルに同じアクセス権限を持っているわけではない。通常、ファイル共有システムには少なくとも1人の管理者がいる。

コラボレーション

　「コラボレーション」とは、2人以上のエンドユーザーまたはワークグループによるタスクの共同作業を指す。企業は企業向けソーシャルネットワーキングサービス（SNS）や企業イントラネットといったコラボレーションシステムを日常的に使用している。SaaS形式のコラボレーションシステムを導入すれば、従業員はオフィスの内外から共同作業できる。

　ファイル共有システムでできることはネットワーク内のファイルの共有にすぎない。一方のコラボレーションシステムは、特定のプロセスにSNSの要素を組み込んだ業務用ソフトウェアの一種だ。コラボレーションをデジタル化することにより、エンドユーザーはそれぞれ異なる時間にドキュメントを操作できるため、常時コミュニケーションを取る必要がなくなる。