社内チャット、こんな使い方はNG！　職場コミュニケーションツールに潜む落とし穴とは：デジタルで「感情」は伝わりにくい

チャットや予定共有サービス、Web電話など職場に浸透しているIT系のコミュニケーションツール。その使い方の意外な落とし穴とコツを探った。

　チャットやWeb電話など、今やエンジニア系の職場のみならず多くの企業で浸透してきた、ITを活用した社内コミュニケーションのツール。直接会ったり電話を使わずとも、社内SNSで従業員同士が会話して情報を共有したり、遠く離れた場所にいる同僚とも画面越しで簡単に会議が可能になったり……。

　働き方改革の追い風で、テレワークやABW（アクティビティー・ベースド・ワーキング、仕事内容に合わせて働く時間や場所を選ぶ働き方）など、場所や時間を問わない就労スタイルが受け入れられつつある今。社外のサテライトオフィス、あるいは子育てなどのため自宅などで働く従業員にとっても、円滑なコミュニケーションに無くてはならない存在になりつつある。

　一方で、こういったIT系のサービスにあまり親しんでこなかった従業員にとっては、職場での急な導入の際に戸惑うケースもあるのではないだろうか。経歴や世代によっては、IT化が進む前に職場でたたきこまれた、対面や電話での「ホウ・レン・ソウ」が必須と考える人も決して少なくないと言える。FAXも多くの企業でいまだに現役だ。

便利なITの社内コミュニケーションツール。そこに意外な落とし穴も？（写真はイメージ、提供：ゲッティイメージズ）

　また、表情や声色がよく分かる対面でのやりとりと違って、ITツールによるコミュニケーションは必ずしもすべての情報をやりとりできるわけではない。チャットやWeb電話などITツールによるコミュニケーションを、社内で誤解やトラブルなく使いこなすコツとは何だろうか。

　そこで、USEN-NEXT GROUPで、クラウド系の社内コミュニケーションツールの法人向け営業を手掛けるUSEN Smart Works（東京都品川区）の大下幸一郎社長に話を聞いた。同社は前身となるUSEN ICT Solutions時代から、GoogleのG Suiteやサイボウズ、LINE WORKSといったITサービスの代理店を広く手掛けてきた。大下社長も約12年に渡り、社内コミュニケーションツールの営業マンとして、多くの企業での導入に携わっている。

そのコミュニケーションツール、職場で本当に必要？

――チャットやWeb電話などは日本企業でかなり一般的になりましたが、未導入だったり、最近取り入れたばかりの会社も決して少なくないです。導入したばかりの職場で気を付けるべきポイントは何でしょうか？

大下：　初期の段階で陥りがちなのは、経営層が導入を先走ってしまい、現場のメンバーが社内ツールをちゃんと使おうとせず浸透しないケースです。チャット系のツールなどが該当しますね。従業員がこうした社内のITツールを使う際に「何が起きるか分からない」と心配したり、コミュニケーションのやり方を変えたくないという気持ちがそうさせます。

提供：株式会社野村総合研究所、NTTテクノクロス株式会社
アイティメディア営業企画／制作：ITmedia ビジネスオンライン編集部／掲載内容有効期限：2019年6月16日